Порядок трудоустройства нового сотрудника
Что нужно сделать для трудоустройства работника?
Итак, руководитель организации нашел подходящего работника. Как провести прием на работу, как правильно заполнить трудовую и как оформить договор, если в компании (на заводе) нет опытного кадровика или главбуха? Ниже в статье рассмотрены основные нюансы трудоустройства нового сотрудника.
Медосмотр
Если деятельность организации (компании) относится к общепиту и торговле, то до трудоустройства на новую работу кандидат на должность обязан пройти медицинское обследование. Причем медосмотр проходят и лица в возрасте 16-17 лет.
Оценка условий труда
До 2014 г. ИП и малый бизнес, имеющие в штате офисных работников, чаще уклонялись от аттестации рабочего места. Однако, начиная с 2014 г. обязанность по оценке условий труда в организации возложена на всех работодателей, в том числе и ООО с ИП. Такая норма установлена ФЗ № 426 от 28 декабря 2013 года «Об оценке условий труда».
Согласно ФЗ № 426 от 28 декабря 2013 года, оценка условий труда нужна для:
- Обеспечения сотрудников СИЗ.
- Предоставления работникам компенсаций и социальных гарантий на основании ТК РФ.
- Проведения медицинских осмотров.
- Установления доп.тарифа страховых взносов в ПФР.
- Начисления надбавки по взносам на «травматизм».
- Подготовки отчетов об условиях труда.
Трудовой договор и договор ГПХ
На предприятии (в компании) может и не быть штатного расписания. Однако если график работы не предусматривает наличие восьмичасового рабочего дня, то необходимо установить штатное расписание. В итоге трудовой контракт (договор) обязательно дополняется следующим пунктом — «оплата согласно штатному расписанию».
Трудовой договор между руководителем компании (завода) и работником оформляется в письменном виде. В документе указываются следующие сведения:
- испытательный срок;
- должность сотрудника;
- трудовые обязанности;
- зарплата;
- график работы;
- время отпуска;
- иные условия и обязанности, не противоречащие ТК РФ.
Трудовой договор может быть следующим:
- Срочный.
- Бессрочный.
- На срок госслужбы.
- Контракт.
Чаще в компаниях (фирмах) трудовой договор составляют на неопределенный срок. Иными словами, документ является бессрочным.
Трудовой договор заверяется подписями и оформляется в 2 экземплярах. Причем один из них отдается на руки работнику, а второй — руководителю организации.
ИП и компании (заводы) вправе принимать физлиц на работу не только по трудовому, но и по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Причем по договору ГПХ работодателю не нужно оплачивать больничный и оплачивать отпуск работника.
Однако по договору ГПХ обязательно нужно удерживать отчисления в ФСС и НДФЛ в бюджет. Также в документе указывается конечный результат труда. Иначе трудовая инспекция может переквалифицировать договор ГПХ в трудовой.
В договоре ГПХ указываются те же основные пункты, что и в трудовом.
Нужны ли составлять должностные инструкции?
Как показывает практика, чаще предприятия и ИП уклоняются от составления должностной инструкции. А зря. Ведь если составить этот документ, то между руководителем компании (завода) и работником не будет никаких недоразумений.
Работник ставит свою подпись на 2 ксерокопиях должностных инструкций. Причем один экземпляр остается у сотрудника организации, а второй — у работодателя.
Нужны ли правила трудового распорядка?
Правила трудового внутреннего распорядка являются еще одним важным для работодателя официальным документом (как для юрлица, так и для ИП). Причем трудовая инспекция запрашивает их при проведении очередной проверки. Ведь в документе указываются основные нюансы трудового распорядка. Также обязательно проводится ознакомление работников с Правилами (под роспись).
Договор об индивидуальной полной мат.ответственности
Если у ИП или у предприятия есть свои магазины или складские помещения, то с работниками этих подразделений заключается договор о полной индивидуальной мат.ответственности (далее МО). У нового сотрудника обязательно должно быть отдельное место для хранения денежных купюр и иных ценностей.
В договоре о МО указываются следующие обязанности нового сотрудника:
- полная мат.ответственность за ущерб имущества организации и его недостачу;
- правила пользования имуществом;
- уведомление работодателя о возможной порче имущества;
- учет и составление отчетов о состоянии имущества;
- инвентаризация имущества.
В договоре о МО прописываются следующие обязанности работодателя:
- Своевременное ознакомление своего сотрудника с трудовым российским законодательством о мат.ответственности.
- Создание необходимых условий труда.
- Контроль за сохранностью имущества, вверенного работнику.
- Ознакомление с результатами инвентаризации имущества.
В договоре о МО отдельно указывается, что размер материального ущерба, причиненного работником своему работодателю, устанавливается на основании действующего трудового законодательства РФ. Так, если вина сотрудника организации не доказана судом, то он освобождается от ответственности за порчу имущества.
Договор о МО действует со дня оформления и до истечения срока трудового контракта (договора) с работником на складе (в магазине).
Договор о МО оформляется в 2 экземплярах. Причем один из них отдается работнику, а второй — работодателю. Договор подписывается обеими сторонами.
Номера и даты договора о МО и трудового указываются в отдельной Книге регистрации. Новый работник ставит свою подпись в ней о получении на руки 2 документов.
Как принять нового сотрудника на работу?
Принять нового сотрудника на работу можно по личному заявлению от физлица.
Приказ о приеме на работу
В организации отделом кадров (если есть) подготавливается Приказ о приеме на работу по форме Т-1 (№ Т-1а). После оформления трудового договора с новым работником работодатель издает соответствующий Приказ (№ и дата).
В Приказе по форме Т-1 указывается следующие сведения:
- дата трудоустройства нового сотрудника на работу;
- номер (по табелю);
- наименование должности;
- отдел (подразделение);
- квалификация;
- размер оклада (тарифная ставка);
- испытательный срок;
- дата и номер трудового контракта (договора).
Зачисляемый в штат сотрудник обязательно должен ознакомиться с Приказом о приеме на работу (под роспись).
Оформление трудовой
Если претендент на вакансию впервые устроился на работу (так, после школы, ссуза или вуза), на него оформляется новая трудовая книжка. Если же кандидат приходит со своей трудовой, то в ней указывается запись о зачислении в штат. Трудовые хранятся у кадровиков на протяжении всего времени работы нового сотрудника на предприятии.
Какую еще документацию по работнику ведет отдел кадров
При увольнении и по иным установленным законом основаниям работнику выдается его трудовая книжка. С этой целью в организации ведется Книга учета движения трудовых.
При приеме на работу нового сотрудника кадровик заводит на него личную карточку (по форме Т-2.) В ней указываются следующие данные о работнике:
- Ф. И. О.;
- дата и место рождения;
- гражданство;
- ИНН;
- номер (по табелю);
- СНИЛС;
- знание английского языка (или иных);
- полученное образование;
- должность.
В госучреждениях, зачисляющих на госслужбу, на сотрудников заводятся личные дела.
Еще важным кадровым документом является Табель учета рабочего времени Т-12 (Т-13). При проверке трудовая инспекция всегда его запрашивает. Также, самому руководителю организации легче контролировать график работы своих сотрудников.